Školský zákon - § 28

(1) Školy a školská zařízení vedou podle povahy své činnosti tuto dokumentaci:

a) rozhodnutí o zápisu do školského rejstříku a o jeho změnách a doklady uvedené v § 147,

b) evidenci dětí, žáků nebo studentů (dále jen "školní matrika"),

c) doklady o přijímání dětí, žáků, studentů a uchazečů ke vzdělávání, o průběhu vzdělávání a jeho ukončování,

d) vzdělávací programy podle § 4 až 6,

e) výroční zprávy o činnosti školy,

f) třídní knihu, která obsahuje průkazné údaje o poskytovaném vzdělávání a jeho průběhu,

g) školní řád nebo vnitřní řád, rozvrh vyučovacích hodin,

h) záznamy z pedagogických rad,

i) knihu úrazů a záznamy o úrazech dětí, žáků a studentů, popřípadě lékařské posudky,

j) protokoly a záznamy o provedených kontrolách a inspekční zprávy,

k) personální a mzdovou dokumentaci, hospodářskou dokumentaci a účetní evidenci15 a další dokumentaci stanovenou zvláštními právními předpisy.16)

(2) Školní matrika školy podle povahy její činnosti obsahuje tyto údaje o dítěti, žákovi nebo studentovi:

a) jméno a příjmení, rodné číslo, popřípadě datum narození, nebylo-li rodné číslo dítěti, žákovi nebo studentovi přiděleno, dále státní občanství, místo narození a místo trvalého pobytu, popřípadě místo pobytu na území České republiky podle druhu pobytu cizince nebo místo pobytu v zahraničí, nepobývá-li dítě, žák nebo student na území České republiky,

b) údaje o předchozím vzdělávání, včetně dosaženého stupně vzdělání,

c) obor, formu a délku vzdělávání, jde-li o střední a vyšší odbornou školu,

d) datum zahájení vzdělávání ve škole,

e) údaje o průběhu a výsledcích vzdělávání ve škole, vyučovací jazyk,

f) údaje o znevýhodnění dítěte, žáka nebo studenta uvedeném v § 16, údaje o mimořádném nadání, údaje o podpůrných opatřeních poskytovaných dítěti, žákovi nebo studentovi školou v souladu s § 16, a o závěrech vyšetření uvedených v doporučení školského poradenského zařízení,

g) údaje o zdravotní způsobilosti ke vzdělávání a o zdravotních obtížích, které by mohly mít vliv na průběh vzdělávání,

h) datum ukončení vzdělávání ve škole; údaje o zkoušce, jíž bylo vzdělávání ve střední nebo vyšší odborné škole ukončeno,

i) jméno a příjmení zákonného zástupce, místo trvalého pobytu nebo bydliště, pokud nemá na území České republiky místo trvalého pobytu, a adresu pro doručování písemností, telefonické spojení.

(3) Školní matrika školského zařízení podle povahy jeho činnosti obsahuje tyto údaje o dítěti, žákovi nebo studentovi:

a) jméno a příjmení, rodné číslo, popřípadě datum narození, nebylo-li rodné číslo dítěti, žákovi nebo studentovi přiděleno, dále státní občanství a místo trvalého pobytu, popřípadě místo pobytu na území České republiky podle druhu pobytu cizince nebo místo pobytu v zahraničí, nepobývá-li dítě, žák nebo student na území České republiky,

b) datum zahájení a ukončení školské služby nebo vzdělávání,

c) údaje o zdravotní způsobilosti, popřípadě o zdravotních obtížích, které by mohly mít vliv na poskytování školské služby nebo vzdělávání,

d) údaje o znevýhodnění dítěte, žáka nebo studenta uvedeném v § 16, údaje o mimořádném nadání, údaje o podpůrných opatřeních poskytovaných dítěti, žákovi nebo studentovi školským zařízením v souladu s § 16, a o závěrech vyšetření uvedených v doporučení školského poradenského zařízení,

e) označení školy, v níž se dítě, žák nebo student vzdělává,

f) jméno a příjmení zákonného zástupce, místo trvalého pobytu nebo bydliště, pokud nemá na území České republiky místo trvalého pobytu, a adresu pro doručování písemností, telefonické spojení.

(4) Záznam nebo změna údaje ve školní matrice se provede neprodleně po rozhodné události. Školy a školská zařízení jsou údaje z dokumentace a údaje ze školní matriky oprávněny poskytovat osobám, které svůj nárok prokáží oprávněním stanoveným tímto nebo zvláštním zákonem18.

(5) Ministerstvo, popřípadě jím zřízená právnická osoba sdružuje pro statistické účely a pro účely plnění dalších povinností stanovených ministerstvu tímto zákonem údaje z dokumentace škol a školských zařízení a ze školních matrik s výjimkou údajů uvedených v odstavci 2 písm. g) a i) a odstavci 3 písm. c) a f); údaje uvedené v odstavci 2 písm. f) a odstavci 3 písm. d) se sdružují v anonymizované podobě. Právnické osoby vykonávající činnost škol a školských zařízení předávají údaje z dokumentace a školních matrik a další údaje nezbytné pro stanovení kvalifikovaných odhadů ukazatelů vzdělávání a vzdělávací soustavy ministerstvu, popřípadě jím zřízené právnické osobě. Právnické osoby vykonávající činnost škol a školských zařízení, které nezřizuje ministerstvo, předávají tyto údaje v podobě statistických informací také krajskému úřadu, v případě škol a školských zařízení zřizovaných obcí nebo svazkem obcí také obecnímu úřadu obce s rozšířenou působností.

(6) Ministerstvo stanoví prováděcím právním předpisem podmínky, rozsah, formu a způsob vedení dokumentace škol a školských zařízení a školní matriky a rozsah, formu, způsob a termíny předávání údajů z dokumentace škol a školských zařízení a školní matriky podle odstavce 5.

(7) Ministerstvo stanoví prováděcím právním předpisem formu a obsah platných tiskopisů vysvědčení, výpisů z vysvědčení, výučních listů a diplomů o absolutoriu. Na vysvědčeních, výučních listech a diplomech o absolutoriu se vždy uvádí rodné číslo fyzické osoby, které byl doklad vydán, bylo-li jí rodné číslo přiděleno. Vysvědčení, diplomy o absolutoriu a výuční listy jsou opatřeny státním znakem České republiky19 a jsou veřejnou listinou.

(8) Na vysvědčení, výučním listu nebo na diplomu o absolutoriu není přípustné provádět opravy zápisu. Podpisy na vysvědčeních, výučních listech a diplomech o absolutoriu musí být originální. Právnické osoby vykonávající činnost školy a právnická osoba podle § 171 odst. 3 věty první vydávají stejnopisy a opisy vysvědčení, výučních listů a diplomů o absolutoriu; za vystavení tohoto stejnopisu či opisu lze požadovat úhradu vynaložených nákladů, jejíž výše nesmí překročit 100 Kč. Ministerstvo stanoví prováděcím právním předpisem podmínky pro vydávání stejnopisů a opisů vysvědčení, výučních listů a diplomů o absolutoriu.

(9) Školy vedou evidenci tiskopisů vysvědčení, která jsou dokladem o dosaženém stupni vzdělání, výučních listů a diplomů o absolutoriu.

(10) Ukládání dokumentace upravují zvláštní právní předpisy.20)