Zákon o archivnictví a spisové službě - § 16

(1) Po provedeném výběru archiválií jsou dokumenty vybrané jako archiválie vzaty do evidence archiválií.

(2) Archiválie, které jsou evidovány na území České republiky, tvoří Národní archivní dědictví. Národní archivní dědictví je vedeno v základní, druhotné a ústřední evidenci. Základní jednotkou evidence je archivní fond, archivní sbírka nebo jejich část nebo jednotlivá archiválie.

(3) Základní evidenci Národního archivního dědictví, která zahrnuje evidenci přírůstků a úbytků archiválií, evidenční listy Národního archivního dědictví a evidenci archivních pomůcek, vedou archivy a kulturně vědecké instituce, v jejichž péči se archiválie nacházejí. Archivy a kulturně vědecké instituce zařadí základní jednotky evidence do základní evidence Národního archivního dědictví po výběru archiválií. Pokud je jako archiválie vybrán dokument v digitální podobě, jako archiválie se eviduje a v Národním archivu nebo v digitálním archivu se ukládá jeho replika; replikou se pro účely péče o archiválii v digitální podobě rozumí řetězec znaků totožný s dokumentem v digitální podobě, z něhož byl vytvořen.

(4) Základní evidenci části Národního archivního dědictví, která nenáleží do péče archivů nebo kulturně vědeckých institucí, vedou Národní archiv (§ 46) nebo státní oblastní archivy (§ 49) podle své působnosti.

(5) Druhotnou evidenci Národního archivního dědictví náležejícího do péče archivů nebo kulturně vědeckých institucí, která zahrnuje evidenční listy Národního archivního dědictví a evidenci archivních pomůcek, vedou Národní archiv nebo státní oblastní archivy podle své působnosti. Archivy a kulturně vědecké instituce jsou povinny archivu, který vede druhotnou evidenci, poskytovat údaje z evidenčních listů Národního archivního dědictví a z evidence archivních pomůcek a zasílat mu stejnopisy svých archivních pomůcek.

(6) Ústřední evidenci Národního archivního dědictví, která zahrnuje evidenční listy Národního archivního dědictví a evidenci archivních pomůcek, vede ministerstvo. Archivy a kulturně vědecké instituce vedoucí základní evidenci jsou povinny poskytovat ministerstvu údaje z evidenčních listů Národního archivního dědictví a z evidence archivních pomůcek a zasílat mu stejnopisy svých archivních pomůcek.